Métiers de l’administratif

ASSISTANT RH

Métier

Le poste d’assistant RH dans une PME-PMI regroupe un grand nombre de tâches administratives, essentielles à la bonne gestion des ressources humaines de l’entreprise. Remplir les bordereaux de charges sociales, suivre les dossiers de maladie et de prévoyance, les absences et les départs de salariés, le plan de formation de l’entreprise… L’assistant RH est amené à traiter chaque jour une quantité impressionnante de documents liés à la protection sociale des employés. Méthodique et organisé, il occupe une fonction très polyvalente et variable, d’une entreprise à l’autre. Capable de s’adapter et de hiérarchiser les priorités, il peut se voir confier la rédaction des contrats de travail, les accords de participation et l’intéressement des salariés, ou encore l’établissement du bilan social, la préparation des réunions avec les partenaires sociaux, l’organisation des élections des délégués du personnel… Par sa connaissance approfondie de la vie sociale dans l’entreprise et des besoins exprimés de chacun, l’assistant RH facilite la circulation de l’information entre la direction et les ressources humaines.

 

Débouchés

Ces dernières décennies, la fonction des ressources humaines a acquis une importance croissante dans le fonctionnement des PME-PMI qui se sont vues obligées de créer un service RH. Confrontées aux problématiques de restructurations économiques et de vieillissement de la population, la gestion des plans sociaux, du recrutement et des carrières est devenue partie intégrante de la performance et de l’attractivité d’une entreprise. Situé au carrefour de cette évolution, le poste d’assistant RH représente la porte d’entrée dans la fonction qui attire un nombre toujours plus grand de jeunes diplômés. Un BTS MUC (Management des Unités Commerciales) par exemple, réalisé en alternance vous permet d’intégrer un service RH et d’évoluer progressivement dans la hiérarchie en vous spécialisant dans la formation, la gestion des compétences ou le recrutement. Vous pourrez aussi vous orienter vers un poste de responsable de site ou de PME.

ASSISTANT ADMINISTRATIF

Métier

Doté d’une grande polyvalence et de beaucoup de diplomatie, l’assistant administratif est chargé de deux fonctions importantes dans une PME-PMI : le traitement administratif de tout type de dossier et le partage de l’information avec les différents services. Une grande partie de son travail consiste dans la prise de rendez-vous, l’ouverture et la frappe du courrier, le classement et l’archivage des dossiers, la mise en forme de documents, la saisie du budget… Véritable point d’orientation, l’assistant administratif a aussi entre autres missions, l’accueil des visiteurs, clients et fournisseurs, l’organisation et la planification des rendez-vous et déplacements, la transmission des e-mails, notes, fax, pour le compte d’un ou plusieurs services ou d’un responsable. Il peut aussi être amené à prendre en charge le suivi complet de dossiers, tels que les contrats de maintenance des équipements, l’évaluation des besoins en approvisionnement de matériels, ou encore l’assistance à la gestion comptable.

 

Débouchés

Personne de confiance, l’assistant administratif occupe un poste clé dans le bon fonctionnement d’une PME-PMI. Au croisement des fonctions commerciales, comptables et managériales, vous êtes appelé à faire preuve d’un large éventail de compétences qui vous ouvre de nombreuses possibilités d’évolution. Selon la taille de l‘entreprise, vous pourrez continuer à développer cette aptitude à la polyvalence ou choisir de vous orienter plutôt vers une fonction commerciale ou de gestion. La reprise d’une formation en alternance de niveau IV (Bac Pro) ou niveau III (Bac + 2, BTS) s’avérera indispensable pour vous permettre d’acquérir toutes les compétences requises. D’assistant administratif, vous pourrez aussi envisager, avec l’expérience, un poste offrant des prises de responsabilités plus importantes au sein d’un service ou d’une structure plus petite.

ASSISTANT COMPTABLE

Métier

Sous la direction du comptable ou d’un responsable administratif et financier, l’assistant comptable participe à la tenue des comptes de l’entreprise. Il doit savoir compter, classer et gérer pour effectuer les opérations de base du service comptabilité d’une PME-PMI : saisie des factures, relance des impayés, tenue des livres d’achat et de vente, envoi des paiement et virements, vérification des sorties et entrées de compte, contrôle des notes de frais, rapprochement bancaire, classement et archivage… Rigoureux et fiable, souvent devant l’ordinateur, l’assistant comptable doit savoir passer d’une tâche à l’autre et résister à la pression. Ses missions peuvent comporter aussi des opérations plus sensibles, telles que l’établissement des fiches de paie, l’élaboration du bilan et du compte de résultats, la tenue du tableau de bord comptable mensuel, le montage des comptes annuels, le suivi des stocks… L’autre facette du poste d’assistant comptable concerne les relations avec les administrations et les organismes sociaux pour les déclarations de TVA et d’impôt sur les sociétés ou la correspondance avec l’URSSAF.

 

Débouchés

En plus d’avoir une maîtrise opérationnelle des règles et des techniques de la comptabilité générale, l’assistant comptable doit savoir utiliser les progiciels métiers. La gestion de tous les processus comptables de l’entreprise étant désormais informatisée, elle nécessite la connaissance d’un ERP (Enterprise Resource Planning). Pour décrocher un poste, l’assistant comptable a tout intérêt à compléter sa formation théorique par 1 ou 2 années de pratique dans une PME-PMI. La formation en alternance représente la solution idéale pour forger cette première et précieuse expérience. Elle enrichira votre CV en vous distinguant des simples débutants. D’assistant comptable, vous pourrez accéder à plus de responsabilités, en poursuivant votre formation pour devenir comptable à part entière, puis responsable comptable, ou choisir de vous spécialiser dans un domaine de la comptabilité : clients, fournisseurs, financière…

ASSISTANT DE GESTION PME-PMI

Métier

L’assistant de gestion PME-PMI est le bras droit du patron. Son rôle est de décharger le dirigeant de toutes les tâches pratiques qui pourraient l’empêcher de concentrer ses efforts sur le développement de l’entreprise. À la fois assistant de direction, commercial, comptable, gestionnaire RH, secrétaire… L’assistant de gestion a plusieurs cordes à son arc. D’une grande disponibilité et parfaitement informé des affaires en cours de la société, il sait anticiper les urgences et veille au grain en permanence. Sa journée peut commencer par une commande à un fournisseur, se poursuivre par une déclaration de TVA ou la préparation d’un contrat de professionnalisation pour un alternant, et se terminer par une prospection téléphonique.  Soucieux d’optimisation, il est capable d’analyser la comptabilité et de rechercher tout ce qui peut être source de gain ou d’économie. Il sait se mettre dans la peau d’un responsable achats pour comparer les tarifs des fournisseurs et les négocier. Ou encore se transformer en crédit manager pour suivre les impayés, éditer les fiches de paie, classer et retrouver les dossiers, répondre au courrier, préparer les plannings du personnel… Rien ne lui échappe dans le fonctionnement de l’entreprise.

 

Débouchés

Dans la grande majorité des cas, les postes d’assistants de gestion se situent dans les PME-PMI et les très petites entreprises, qui représentent au total 99 % des sociétés françaises, soit environ 2 millions de structures. Le nombre d’entreprises potentiellement concernées par la recherche d’un assistant de gestion est donc très important et les titulaires d’un diplôme de BTS GPME (Gestion de Petite et Moyenne Entreprise) n’ont généralement aucun mal à s’insérer sur le marché du travail. Si vous aimez les responsabilités, libre à vous d’évoluer vers un poste de directeur des services généraux en intégrant une entreprise de taille plus importante. En complétant votre formation dans l’un de vos domaines de prédilection, vous pourrez également vous spécialiser dans l’un des métiers d’encadrement des ressources humaines, de la comptabilité ou du commercial.

ASSISTANT COMMERCIAL

Métier

L’assistant administratif et commercial est le trait d’union indispensable entre les clients d’une PME-PMI, les ATC (Attachés Technico-Commerciaux) en déplacement et la direction commerciale. Véritable support des ventes, il traite les prises de commandes au téléphone et assure le suivi, de l’envoi des devis jusqu’à la facturation. Accueillant, attentif et réactif, l’assistant commercial est à l’écoute de ses interlocuteurs pour délivrer des renseignements techniques sur les différents produits et services. Il alerte les attachés commerciaux sur les demandes des clients en attente et participe aux opérations de prospection téléphonique. Capable de fidéliser les clientèles BtoB ou BtoC de l’entreprise, facilitateur de travail pour les équipes de vendeurs, l’assistant de communication est la plaque tournante de toutes les relations commerciales, à l’externe comme à l’interne avec un seul objectif en tête : la satisfaction des uns et des autres sur toute la ligne.

 

Débouchés

Que les entreprises aient affaire à une clientèle grand public ou professionnelle, chaque PME-PMI se doit d’intégrer un assistant commercial compétent, car la différence se fait souvent au téléphone et dans la qualité de réponse apportée à chaque demande. Le métier d’assistant commercial bénéficie donc d’un grand nombre d’offres à pourvoir dans tous les secteurs d’activité : biens d’équipements, services, industrie, e-commerce… Les grandes entreprises et les PME recrutent des assistant commerciaux pour délester leurs ATC d’un certain nombre de tâches administratives chronophages, afin de leur permettre de se focaliser pleinement sur la visite des clients et prospects. Si vous êtes autonome, maîtrisez l’anglais et avez un Bac Pro Commerce ou un BTS, le métier est une véritable rampe de lancement pour faire décoller votre carrière, en prenant des responsabilités au sein d’un services administration des ventes, par exemple.