Nos conseils pour bien préparer la venue de votre alternant

L’intégration de votre future recrue est un moment clé pour sa fidélisation et son implication au sein de votre entreprise. Bien préparé, le parcours d’intégration rassurera votre jeune alternant, donnera du sens à sa venue et apportera de la clarté aux missions qui l’attendront. Voici nos 5 conseils pour réussir l’accueil de votre alternant dès ses premiers jours dans votre entreprise.

Avant son arrivée, envoyez-lui un email de bienvenue

Dans quelques jours, vous allez accueillir votre futur alternant. C’est probablement la première fois qu’il va travailler en entreprise. Imaginez le stress et le tas de questions qui doit lui venir en tête ! Ce mail de bienvenue répondra à plusieurs de ces interrogations et lui ôtera certaines appréhensions avant son premier jour de travail.

Le mail doit contenir :

• Le lieu et l’heure d’arrivée

• Le plan d’accès qui mène au lieu

• Vers quel bureau se diriger à son arrivée

• Le nom de la personne qu’il doit demander

• Les documents qu’il doit apporter

Vous pouvez aussi lui apporter plus d’informations sur le planning de la journée. Plus il sera informé, plus il se sentira à l’aise et attendu.

Préparez-lui un pack de « rentrée », plus attractif que le traditionnel livret d’accueil

Souvent peu digeste, le livret d’accueil n’a pas la cote auprès des jeunes.

Un pack de bienvenue rendra l’accueil de votre alternant plus sympathique et plus personnalisé.

Vous pouvez y glisser :

• Des goodies « utiles » à l’effigie de l’entreprise (stylo, sacoche de portable,…), et pourquoi pas un bon d’achat dans un magasin de produits culturels ou des places de cinéma ?

• Des supports de formation variés : par exemple la présentation d’un logiciel au format vidéo

• Une présentation de l’équipe moins conventionnelle que le traditionnel trombinoscope

L’idée du pack de bienvenue est de rendre la première journée de l’alternant accueillante, et de lui donner l’envie de travailler avec vous et ses nouveaux collègues !

Prenez le temps de présenter votre entreprise lors d’un entretien de découverte

Dès le premier jour, expliquez à votre alternant, quels sont les produits et services que vend votre entreprise, le fonctionnement interne, les différents pôles, les codes et la culture propre à votre organisation.

Et plus en lien avec son recrutement, présentez-lui :

• Le contexte de son embauche

• Les missions qu’il prendra en charge lors de son alternance

• La présentation de son poste de travail

• Quelques conseils pour bien communiquer avec ses collègues

• De manière réciproque, laissez-le se présenter et ajouter ce qu’il pense apporter à son poste et à l’entreprise.

Expliquez-lui les savoir-faire et les savoir-être spécifiques à votre entreprise

Il est important pour votre alternant, qui peu préparé au monde du travail, a besoin de repères et de comprendre le comportement adéquat à adopter en entreprise.

Par exemple :

• Qui peut-il tutoyer ?

• Quel est le process de communication entre les services ?

• Qui peut-il solliciter quand il a besoin d’aide ?

• Quelles sont les règles de vie incontournables ?

Préparez-lui un parcours d’intégration

Prévoyez une journée dédiée à ce parcours d’intégration. C’est l’occasion pour l’alternant de découvrir les locaux, les équipes des différents services, de mieux comprendre l’entreprise et sa place au sein de son organisation.

Cette journée s’articule en général de cette manière :

• La visite des bureaux et locaux (différents services, lieux de pause, restauration,…)

• Une présentation aux équipes, soit en passant dans leurs bureaux, soit en organisant une réunion informelle, lors de laquelle l’équipe la plus proche du jeune pourra se présenter. Vous pouvez aussi organiser un petit-déjeuner d’accueil ou un déjeuner.

• La prise en main de son poste de travail, accompagné par un de ses collègues, qui lui présentera ses codes d’accès, les différents outils digitaux à sa disposition.

C’est intéressant d’impliquer ses collègues à son intégration. Cela favorise la confiance du jeune envers ses équipes et inversement les équipes envers leur nouveau collègue.

Consultez notre checklist pour préparer au mieux l’arrivée de votre alternant